iPaper Funktionen

Die Funktionen von iPaper als kurze Übersicht

• Dynamische Einbindung von vordefinierten Hintergründen
• Automatischer Emailversand über Exchange, Lotus Notes oder SMTP
• Erweiterbare Funktionen über AddOn´s
• Multiple Printer Ansteuerung
• Multiple Verarbeitungsmöglichkeiten auch nach der PDF Generierung
• Frei definierbare Randbegrenzungen bei kleinformatigen Dokumenten
• Steuerung über XML Befehle sowohl im Dokument als auch extern
• Voransicht des Endergebnisses
• Multiple Vorlagenbenutzung für mehrseitige Dokumente
• Auswählbare Briefpapierkonfigurationen wie Schwarz/Weiss, nur Logo,Farbe
• Overlay/Underlay des Briefpapiers, Erste/Folge Seite automatisch

Im Prinzip so!

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iPaper lässt sich komplett über XML Befehle steuern, die Sie entweder direkt im Dokument oder über eine externe Datei einbinden können.

Wie geht das mit der XML Steuerung?

iPaper Briefpapier

PDF Briefpapier, Formulare und Vorlagen einrichten

Passen Sie Ihre Vorlagen genau an Ihre Anforderungen an. Auswahl aus verschiedenen Briefpapieren, Positionierung des Inhalts, Margins und Größen einstellen, direkte Voransicht, etc.

Gestalten Sie Ihr Briefpapier / Vorlagen vollkommen frei nach Ihrer CI mit Ihren Logos, Farben, Verläufen, Schriften und erzeugen Sie daraus ein PDF.

Auch das Anpassen von anderen Formaten in z.B. ein A4 Ausgabeformat wurde mit der neuen Version vereinfacht und bietet verschiedene Möglichkeiten der Justierung.

Eine Vorschau des PDF (das Endergebnis) wird standardmäßig als Thumb angezeigt. Mit Doppelclick erhalten Sie eine Vollbildanzeige des zu erstellenden Dokuments und sehen vor Fertigstellung ob noch Korrekturen gemacht werden müssen.

Gut zu wissen!

• Musterbriefpapier wird mitinstalliert
• Vorlagen können 3 Sub Types haben
• Erste und Folgeseiten können unterschiedlich sein
• Positionieren Sie auch schwierige Formate
• Vorlagen können schnell geändert werden
• PreView Funktion - ansehen vor Fertigstellung
• Vorlagen auch im Netzwerk möglich

iPaper Einstellungen

Allgemeine Einstellungen

iPaper 2 erlaubt eine Vielzahl von allgemeinen Einstellungen um den Ablauf genau an Ihre Anforderungen anzupassen. So auch die Einbindung von XML Commands für die Ablaufsteuerung.

Sie können XML Commands in die zu erstellende Datei einbetten um iPaper damit zu steuern und die Einstellungen automatisiert vornehmen zu lassen. Oder XML Steuerbefehle befinden in einer externen Datei und können zum Beispiel auch auf einem Netzlaufwerk liegen.

Eine Vorschau des PDF (das Endergebnis) wird standardmäßig als Thumb angezeigt. Mit Doppelclick erhalten Sie eine Vollbildanzeige des zu erstellenden Dokuments und sehen vor Fertigstellung ob noch Korrekturen gemacht werden müssen.

Vielfältige Möglichkeiten!

• XML Commands ermöglichen Automatisierung
• XML Commands können im Dokument sein
• XML Commands können extern verfügbar sein
• Anzeigen des Verarbeitungsstatus
• Automatische Voransicht
• Seiten mit XML Commands automatisch löschen
• Anwendung AutoStart ja/nein
• Optionen abfragen
• Sprache Deutsch/Englisch

Wie geht das mit der XML Steuerung?

iPaper AutoPrint

Automatisch drucken auf physischen Druckern

Nicht alles kann und soll immer digital sein!

Daher bietet iPaper die Möglichkeit Dokumente sowohl als PDF zu erstellen als auch gleichzeitig auf einem oder mehreren Druckern auszudrucken.

Das Dokument kann zeitgleich als PDF erstellt und auch auf einem anderen Drucker ausgedruckt werden. Die Konfiguration erlaubt auch eine mehrfache Nutzung von AutoPrint durch Hinzufügen einer weiteren AutoPrint Action. Auch hier gibt es eine Vielzahl von Einstellungsmöglichkeiten (Papiergröße, Anpassung der Größe, Seitenränder, Anzahl der Ausdrucke, etc.) für die Druckfunktionen.

Damit können Sie nun effizient mit iPaper arbeiten und trotzdem alte Gewohnheiten oder Notwendigkeiten beibehalten und den Arbeitsprozessen in Ihrem Unternehmen gerecht werden.

Oft sehr praktisch!

• Ausdruck auf 1-n physischen Druckern
• nach PDF Erstellung ausdrucken
• Druckereinstellungen über iPaper
• AutoPrint mehrfach verwenden
• Arbeitsplatz und/oder Netzwerkdrucker
• nur mehr Standardpapier im Drucker
• Druckqualität wie bisher

Wie funktioniert AutoPrint?

iPaper eMail

Versenden der Dokumente per eMail

In vielen Fällen wird das fertige Dokument an einen oder mehrere eMail Empfänger versendet. Auch diese Möglichkeit haben wir im iPaper berücksichtigt und ermöglichen Ihnen eine Vielzahl von Optionen dies auch komfortabel durchzuführen.

Das Dokument kann nach Fertigstellung als Anhang per eMail (SMTP, MAPI, Outlook, Lotus Notes) versendet werden. Zusätzliche Informationen (Betreff, Text, Empfänger, Attachementname, ...) können automatisch oder manuell eingetragen werden. Auch die eMail Settings können von Ihnen modifiziert werden.

Als Ergebnis erhält der eMail Empfänger ein PDF Dokument, das vom Aussehen, Layout und Farbigkeit am Bildschirm sowie beim Ausdruck exakt dem Dokument entspricht, welches er normalerweise per Post erhält.

Die Zielpersonen!

• PDF per eMail versenden
• SMTP, MAPI, Outlook, Lotus Notes
• eMail Settings modifizieren
• mehrere eMail Adressen nutzen
• Betreff, Text, Empfänger, Attachement, ...
• PDF Dokumente als Anhang
• Anhang Name abfragen

Wie funktioniert der automatische eMail Versand?

iPaper Execute

Starten/Aufrufen von nachgelagerten Anwendungen

In den üblichen Arbeitsabläufen ist es oft notwendig nach der Esrtellung des PDF wieder in den Prozess zurückzukehren oder einen neuen zu starten. Somit ist iPaper keine Stand Alone Lösung sondern kann auch einfach in bestehende Abläufe integriert werden.

Das Dokument kann mit der Funktion "Run" nach Fertigstellung auch an andere Anwendungen (per command line oder Aufruf einer ausführbaren Datei (z.B. cmd, bat, exe) übergeben bzw. diese gestartet werden um so einen weiteren Prozessablauf zu ermöglichen.

Weitere Verarbeitung!

• Run per command line Befehl
• Aufruf einer ausführbaren Datei
• einen weiteren Prozessablauf ermöglichen
• in bestehende Abläufe integrieren
• in den Prozess zurückzukehren
• Archivierung elektronischer Dokumente
• Einzelschritte werden automatisiert

Wie kann ich weitere Programme ausführen?

iPaper PDFSign

iPaper PDFSign ist eine GRATIS Zusatzoption für alle iPaper Client Lizenzen.

Download PDFSign für 32/64bit

Wird als zusätzliche Aktion in iPaper installiert und ist dort mit allen Einstellmöglichkeiten verfügbar.

Vor Installation beenden Sie bitte iPaper auch über das Symbol im IconTray und starten es nach erfolgreiche Installation neu.

Wie überprüft man die Signatur in einer PDF Datei?

Schutz der PDF Dokumente

“Schutz – Anwenden von PDF-Sicherheitsmerkmalen”. Diese Aktion wird standardmäßig mitinstalliert und ermöglicht es das erzeugte PDF Dokument mit Passworten – zum Öffnen bzw. um die Berechtigungen verändern zu können – zu versehen. Weiters ist es auch möglich betimmte Funktionen wie z.b. die Druckfunktion bzw. das Entnehmen von Texten zu unterbinden. Diese neue Aktion steht in allen iPaper Client als auch in der Server Version zur Verfügung.

PDF Security

Ab iPaper Version 2.1.30 verfügbar!